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El tedioso trabajo de limpiar un rastro digital

De la misma manera en que existen personas que pasan décadas en un trabajo hasta retirarse, también existen quienes son como estrellas fugaces. Es una realidad de la vida, sin embargo pocas veces nos encontramos en la posición de lidiar con hacer limpieza del rastro digital que dejan las personas que se retiran por cualquier motivo de un trabajo en una compañía.

Hace algunos meses hice la transición a tiempo completo hacia una nueva posición en una pequeña firma financiera en el sureste de los Estados Unidos, y una de las particularidades de esta transición ha sido el asumir todas las responsabilidades relacionadas al manejo y administración de los recursos tecnológicos. Mi título o posición no dicen por ningún lado que soy un administrador de sistemas, y mi día a día no podría ser más distinto al rol que usualmente desempeña alguien con dicha posición, sin embargo cada cierto tiempo me veo en la necesidad de ponerme dicho sombrero y ejercer las funciones que de otra manera corresponderían a alguien con tal descripción.

Si bien tenemos toda una reglamentación interna acerca de cómo lidiar con restringir accesos y conservar cualquier registro electrónico hecho por alguien que se retira por razones legales (el compliance es un tema serio en EEUU), luego de que se realiza todo el procedimiento queda por razones de conveniencia un alias de correo del buzón original del empleado asociado a una cuenta de correo del administrador del dominio. Esto significa que cualquier comunicación aún dirigida hacia la persona que ya no labora en la empresa sigue llegando al buzón al que está asociado el alias de correo… lo que a su vez significa una cantidad significativa de basura entre suscripciones y ofertas que la anterior persona en su momento suscribió a su buzón.

Para quien queda como buzón asociado a dichos alias esto rápidamente se convierte en un incesante bombardeo de publicidad y noticias de sitios que no tienen relevancia en absoluto con nuestra realidad en la mayoría de casos. Y sin embargo por razones de cumplimiento es necesario mantener dicho canal de comunicación abierto para clientes que aún intentan comunicarse con alguien que ya no se encuentra en la compañía o bien acceso a sitios, recuperación de claves y demás que se pudieron haber quedado asociados al correo que se desactiva.

Es increíble lo abrumador que resulta luego de unos días el ver la cantidad de correo apilarse en tu buzón principal todos los correos que originalmente iban destinados a alguien más. Para alguien como yo que trato de mantener un buzón limpio y sin mensajes sin leer esto puede resultar un ejercicio interesante en el manejo de la ansiedad. Originalmente mi primera reacción fue marcar todos los correos como basura y en un principio parecía ser una solución rápida para un problema persistente, sin embargo con el pasar de las semanas el tamaño de mi buzón de Outlook empezó a crecer de forma considerable y empecé a darme cuenta que la solución que parecía rápida y fácil tenía un peligroso efecto secundario.

Con el pasar de los días y algunos experimentos y a sabiendas que debo mantener esos buzones abiertos mediante un alias asociado a mi correo principal, llegué a la conclusión que la única solución real era abrir cada uno de dichos correos y utilizar los enlaces para cancelar las suscripciones. No es una solución rápida pero con el pasar de los días el flujo de correos no deseados ha ido en disminución, y si bien hay correos que no traen información para cancelar una suscripción o son genuinamente correo basura, la cantidad que se recibe al día deja de ser un problema.

La huella digital de una persona no se limita solamente al correo, pero es sin duda una de las más obvias y genera más de alguna inconveniencia para quienes deben limpiar dicho desorden. Existen formas más sofisticadas de tratar con este problema, y dependerá en gran medida también del proveedor del servicio. Mi compañía utilizar Office 365 para el manejo de correo, lo cual pone a nuestra disposición una suite completa de manejo de amenazas y filtrado de todo el correo que se recibe.

Office 365 tiene una suite completa dedicada al manejo del servidor Exchange, lo cual me hace ver como un principiante en mi manejo de este problema. La solución ideal en la cabeza de cualquier administrador de sistemas y que se estará riendo de mi burdo intento de solucionar mi problema de correo basura es la de haber creado reglas adecuadas y un control más estricto de los filtros de correo a nivel del servidor de correo. Sin embargo mi conocimiento en el manejo de estos servidores y todas sus complejas reglas es ajeno a mi y me falta aún un mundo por recorrer antes de sentirme cómodo haciendo dichas modificaciones, por lo que opté por lo que cualquier usuario promedio haría y quise admitirlo acá para dejar un registro histórico de mi desconocimiento en esta área.

No me considero un administrador de sistemas y casos como éste me ponen en evidencia. Sin embargo es una experiencia que me permite darme cuenta de las muchas áreas en donde mi conocimiento es extremadamente limitado y agranda el horizonte de las cosas que aún me faltan por aprender. Mi posición no lo requiere pero en ocasiones me veo obligado a asumir responsabilidades como ésta. Es de las cosas que me gustan de mi trabajo: el verme obligado a salir de mi zona de comfort.

Published inCorreoOpinión